Al ruim anderhalf jaar gebruiken wij binnen Melis Logistics het personeel/salarissysteem van AFAS Profit. Gezien we afgelopen jaar flink zijn gegroeid en we verwachten dat deze groei doorzet, is er besloten om ook gebruik te maken van de werving en selectiemodule binnen het AFAS Profit systeem. Dit betekent dat wij het indiensttredingsproces van nieuwe werknemers volledig digitaal laten verlopen. Een bijzondere, nieuwe manier van werken.
Wat houdt dit nou precies in? Nou, dat vanaf nu alléén het sollicitatiegesprek met de sollicitant zal nog live plaatsvinden. Doordat we met de werving- en selectiemodule werken, kunnen we het volledige indiensttredingsproces digitaal afhandelen. Dit zorgt voor een enorme tijdsbesparing en die tijd gebruiken we graag om andere verbetertrajecten op te pakken, zoals het ziekteverzuimbeleid binnen Melis.
Om gebruik te kunnen maken van deze module hebben we samen met consultants van AFAS deze module volledig ingericht op de manier die bij Melis Logistics past. Vanwege de Corona hebben we de werving- en selectiemodule volledig digitaal via Teams moeten inrichten. Dit is verrassend goed verlopen. We hebben dus een nieuw digitaal proces ingericht, via een digitaal communicatiemiddel. Dubbel digitaal dus.
Alle sollicitanten die vanaf 1 juli 2020 bij Melis Logistics solliciteren doorlopen hun sollicitatie digitaal via de werkenbijmelis.nl website. Zoals eerder genoemd, vindt alleen het sollicitatiegesprek nog live op kantoor plaats. Op het moment dat we een kandidaat aannemen, ontvangt deze een e-mail met de vraag om zijn persoonlijke gegevens digitaal aan te leveren. De leidinggevende voert alle gegevens die betrekking hebben op het dienstverband in, zoals de ingangsdatum, einddatum, soort dienstverband, salaris, standplaats etc. Op basis van deze gegevens samen wordt er digitaal een arbeidsovereenkomst gegenereerd en wordt deze via het systeem naar de kandidaat verzonden. Het ondertekenen van het proces is ook digitaal.
Omdat wij ons er van bewust zijn dat bij digitalisering het gedragscomponent aandacht blijft vragen, hebben we een werkinstructie opgesteld. Hierdoor helpen we elkaar om het proces te leren kennen en gebruiken. Want voor zowel de sollicitant als de leidinggevende vraagt deze nieuwe manier van solliciteren om een andere werkwijze.
Op dit moment maken we al gebruik van het nieuwe werving- en selectieproces. Hier en daar passen we nog kleine dingen aan, maar dat hoort bij het continue verbeterproces binnen Melis Logistics. Want ons motto is niet voor niets: Wij leveren kwaliteit!